CHƯƠNG IX CHỨC NĂNG KIỂM TRA

I- KHÁI NIỆM KIỂM TRA.








1-
Theo tiếng Anh, kiểm tra (inspection, check). Theo từ điển tiếng Việt, kiểm tra
là “Xem
xét tình hình thực tế để xem xét đánh giá, nhận xét”. Ví dụ như kiểm
tra sổ sách, làm bài kiểm tra, kiểm tra sức khỏe …





2- Khái niệm: Kiểm tra là việc đo lường kết quả thực tế so sánh với
tiêu chuẩn qui định nhằm phát hiện những sai lệch để điều chỉnh nếu chủ thể
quản trị thấy cần thiết. Trong khái niệm này chúng ta cần chú ý các từ
sau:





- Đo
lường. Là hoạt động cân, đong, đo, đếm,
nhìn thấy, nghe thấy cảm nhận được kết quả hoạt động trong thực tế, tùy theo
đối tượng kiểm tra – kiểm soát mà chọn phương pháp và công cụ kiểm tra thích
hợp, chẳng hạn ta muốn biết số lượng một xe gạo cần phải dùng phương pháp cân,
muốn biết chiều dài một cây vải cần phải đo, muốn biết bao nhiêu chiếc ti vi
cần phải đếm, còn muốn biết chất lượng một bài giảng của một giảng viên thì
phải thông qua phương pháp nghe, nhìn, cảm nhận đúng hay sai, hay hoặc dở …


- Tiêu chuẩn: Là những gì đã ấn định trước đó. Ví dụ như kế hoạch, nhiệm
vụ được giao, thể lệ, chế độ qui định … là cái chuẩn để đối chiếu, so sánh.


- Sai lệch. Là những gì mà kết quả thực tế khác
với tiêu chuẩn qui định. Có thể kết quả thực tế lớn hơn tiêu chuẩn qui định
hoặc ngược lại, muốn biết trạng thái nào là tốt thì còn phụ thuộc trạng thái mà
chủ thể mong đợi, ví dụ doanh thu, lợi nhuận bao giờ cũng mong muốn thực hiện
đạt và vượt kế hoạch, còn chi phí giá thành thì ngược lại …








II- Ý NGHĨA CỦA KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ.








Kiểm
tra là một chức năng cuối cùng của quá trình quản trị: Hoạch định, tổ chức,
điều khiển và kiểm tra, nhưng chúng không phải là chức năng thứ yếu mà ngược
lại là một chức năng quan trọng, nó có ý nghĩa to lớn trong quá trình quản trị.





1- Thông qua kiểm tra mà nhà quản trị nắm bắt
được tiến trình thực hiện các kế hoạch,
mục tiêu, nhiệm vụ. Từ đó có sự điều chỉnh kịp thời nếu có sai sót tránh
những tổn thất lớn hơn.





2- Nhờ có kiểm tra mà xác định tính đúng đắn các
khâu hoạch định, tổ chức, điều khiển và ngay chính bản thân nó.





3- Kiểm tra là một biện pháp thúc đẩy đối tượng
đạt đến mục tiêu của tổ chức.





Nói đến sự cần thiết của kiểm tra trong công tác lãnh
đạo, Lê Nin đã dạy rằng “Lãnh đạo mà không kiểm tra coi như không lãnh đạo”.
Còn Richard S. Sloma nói “Việc kiểm tra trong quản lý kinh tế cũng tựa như sinh
tố. Muốn khỏe mạnh bạn phải dùng một liều lượng nào đó mỗi ngày” (trích: Lời
vàng cho các nhà kinh doanh – Nhà xuất bản trẻ năm 1994).


Nội
dung hoạt động kiểm tra được thực hiện qua các bước như sau.

















III- TIẾN TRÌNH KIỂM TRA.















































1- Lập kế hoạch kiểm tra.





Tất
cả các hoạt động quản trị bắt đầu từ việc lập kế hoạch, hoạt động kiểm tra cũng
không phải trường hợp ngoại lệ. Tuy nhiên, trong kế hoạch kiểm tra cần chú ý
các điểm sau đây.


- Kế hoạch kiểm tra phải xuất phát từ nhu cầu
thực tế, không thể vạch ra bằng sự tưởng tượng, cảm tính của cá nhân. Bởi vì,
tính chất - mục đích - yêu cầu của mỗi đối tượng kiểm tra, mỗi lần kiểm tra
không giống nhau.


- Điều đặc biệt quan trọng trong kế hoạch kiểm
tra là xây dựng cho được một hệ thống tiêu chuẩn phù hợp cho từng đối tượng,
từng lần kiểm tra. Các tiêu chuẩn hợp thành một hệ thống bao gồm nhiều chỉ tiêu
có liên hệ với nhau, đảm bảo đánh giá toàn diện, đúng bản chất của sự vật.
Trong đó, cần xác định chính xác mức độ quan trọng của từng chỉ tiêu đánh
giá.





2- Đo lường kết quả công tác thực tế.





Là bước “cân, đong, đo, đếm” kết quả hoạt động thực tế để
đối chiếu với các tiêu chuẩn qui định trong bước một.


Chất lượng công tác kiểm tra phụ thuộc phần lớn vào chất
lượng đo lường. Vì vậy, muốn nâng cao chất lượng kiểm tra cần chú trọng đến
khâu đo lường, trong đó đặc biệt là các công cụ đo lường.





3- So sánh với tiêu chuẩn qui định.





Là
việc đối chiếu giữa kết quả ở bước hai so với bước một. Kết quả so sánh này có
thể xảy ra các trường hợp sau.





- Kết quả hoạt động thực tế phù hợp với tiêu
chuẩn đề ra.


- Kết quả hoạt động thực tế lớn hơn (tốt hơn) so
tiêu chuẩn đề ra.


- Kết quả hoạt động thực tế nhỏ hơn (xấu hơn –
kém hơn) so tiêu chuẩn đề ra.


Trong
trường hợp hai và ba người ta gọi là sự sai lệch.





4- Xác định mức độ sai lệch.





Sự
sai lệch có thể ở các mức độ khác nhau, ta có tạm qui ước: sai lệch rất nhiều,
sai lệch nhiều, sai lệch ít, sai lệch không đáng kể (chấp nhận được).


Cũng
cần chú ý, chiều hướng và mức độ của sự sai lệch.


- Về chiều hướng của sự sai lệch có thể là tốt (thuận lợi) hay xấu (bất lợi)
và cũng có trường hợp lưỡng tính. Có nhiều người nhằm tưởng, sự xác định này
rất dễ dàng, nhưng thực tế không hẳn như vậy.


- Về mức độ sai lệch được cho là nhiều hay ít…cũng còn phụ thuộc từng
đối tượng, chẳng hạn sai lệch 1/100 mm giữa thực tế sản xuất với thiết kế của
một phụ tùng trong động cơ máy bay là rất lớn, nhưng trong một chiếc xe đạp thì
không đáng kể.





5- Tìm nguyên nhân sai lệch.





Sau
khi xác định được mức độ sai lệch, chúng ta phải tìm các nguyên nhân của sự sai
lệch đó.


Mỗi
một sự sai lệch nào cũng có thể có nhiều nguyên nhân, nhưng người ta thường
chia chúng thành hai loại: Nguyên nhân chủ quan và nguyên nhân khách quan. Sự
phân chia này sẽ giúp cho việc lập một kế hoạch điều chỉnh phù hợp hơn.





6- Lập kế hoạch điều chỉnh.





Là
việc xác định: Mục tiêu – yêu cầu, đối tượng, công việc, thời gian, các biện
pháp và các điều kiện điều chỉnh. Kế hoạch điều chỉnh được lập càng chi tiết,
cụ thể bao nhiêu thì hiệu quả hoạt động điều chỉnh càng cao bấy nhiêu.





7- Tổ chức điều chỉnh.





Là
công việc sắp xếp, bố trí những bộ phận và cá nhân thực hiện việc điều chỉnh;
qui định quyền hạn, trách nhiệm, quyền lợi của các bên tham gia trong quá trình
điều chỉnh; thiết lập các mối quan hệ công việc giữa các bộ phận và cá nhân ...






8- Các hoạt động điều chỉnh.





Là
bước cuối cùng của tiến trình kiểm tra. Nó bao gồm những công việc cụ thể của
hoạt động điều chỉnh. Các hoạt động cụ thể này tác động trực tiếp đến đối tượng
cần điều chỉnh để hướng chúng đi đến những
trạng thái mong đợi (mục tiêu – yêu cầu) đã xác định trong kế hoạch điều
chỉnh.


Cũng
cần hiểu rằng, hoạt động kiểm tra là một qui trình khép kín. Sự phân chia các
bước của tiến trình kiểm tra với ý nghĩa giúp cho việc phân tích công việc kiểm
tra được thuận lợi hơn.





IV- HÌNH THỨC KIỂM TRA.





Có
nhiều tiêu thức phân loại kiểm tra. Sau đây là một số tiêu thức chủ yếu.





1- Theo cách thức kiểm tra.





-
Kiểm tra trực tiếp.


-
Kiểm tra gián tiếp.





2- Theo tác dụng kiểm tra.





-
Kiểm tra trước.


-
Kiểm tra sau.





3- Theo số lượng đối tượng kiểm tra.





-
Kiểm tra toàn bộ.


-
Kiểm tra chọn mẫu.





4- Theo phạm vi kiểm tra.





-
Kiểm tra nội bộ.


-
Kiểm tra từ bên ngoài.





5- Theo mức độ liên tục của kiểm tra.





-
Kiểm tra thường xuyên.


-
Kiểm tra định kỳ.








V- HỆ THỐNG KIỂM TRA.








1- Kiểm tra tài chánh.





- Kiểm tra ngân sách (thu - chi tài chính).


- Phân tích tài chính, kế toán.


- Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh.


- Kiểm toán.





2- Kiểm tra tác nghiệp.





- Kiểm tra hành chánh (nhân sự).


- Kiểm tra kỹ thuật.


- Kiểm tra thông tin.








VI- PHÍ TỔN KIỂM TRA.





Kiểm
tra là một hoạt động có phí tổn, bao gồm thời gian, tiền bạc và công sức. Để
đánh giá hiệu quả của kiểm tra người ta thường so sánh lợi ích mang lại xuất
phát từ các hoạt động kiểm tra và chi phí của nó. Vì vậy, muốn kiểm tra có hiệu quả cần phải chú ý những điểm
sau:





1- Tính chính xác trong đo lường.






Vì
đo lường chính xác mới có cơ sở nhận xét, đánh giá chính xác và ngược lại nếu
đo lường không chính xác làm cho việc nhận xét, đánh giá thiếu chính xác thậm
chí trái ngược nhau, chẳng hạn trắng thành đen, tốt thành xấu …


Để
đo lường được chính xác cần phải có những thiết bị, công cụ đo lường chuyên
dụng, tiên tiến và phải được sử dụng kết hợp nhiều tiêu chuẩn, nhiều nguồn
thông tin khác nhau.





2- Tính kinh tế.






Biểu
hiện, các hoạt động kiểm tra phải đảm bảo chi phí thấp. Điều đó hỏi phải có
những phương pháp, hình thức phù hợp cho từng đối tượng và tình huống cụ thể,
phù hợp với thời gian và không gian cũng như các điều kiện cho phép.





3- Tính linh hoạt.






Nó
đòi hỏi kiểm tra phải biết thay đổi phương pháp, hình thức nhằm đảm bảo tính
khách quan, trung thực. Áp dụng những phương pháp, hình thức và thời gian kiểm
tra không thay đổi, thành qui luật đối tượng sẽ biết trước và tìm cách đối phó,
người quản trị khó phát hiện được những vi phạm do cố ý làm trái vì mục đích cá
nhân.





4- Tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý và đưa ra nhiều
tiêu chuẩn kiểm tra kết hợp.





Bởi
vì, mỗi đối tượng mỗi tình huống có mục đích, yêu cầu kiểm tra riêng, tất nhiên
không thể lấy tiêu chuẩn kiểm tra của đối tượng này sử dụng cho đối tượng khác
hoặc của tình huống này cho tình huống khác.


Sự
kết hợp nhiều tiêu chuẩn kiểm tra nhằm có đầy đủ cơ sở để nhận xét, đánh giá
một cách toàn diện, chính xác và đi vào bản chất của sự vật và hiện tượng.





5- Chú ý những nơi trọng yếu, đồng thời cũng
phải lưu ý những trường hợp ngoại lệ.





Về
nguyên tắc, tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được
tổ chức kiểm tra một cách chặt chẽ. Tuy nhiên không phải ở mọi nơi mọi lúc đều
thực hiện một mức độ kiểm tra như nhau, mà phải được tập trung nhiều hơn ở
những nơi trọng yếu. Nơi trọng yếu là những nơi dễ phát sinh ra những sai sót
nhất, là nơi mà ở đó nếu sai sót sẽ dẫn đến thiệt hại rất lớn đến hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp.


Mặt
khác, kiểm tra trong quản trị cũng cần phải lưu ý đến các trường hợp ngoại lệ.
Vì kinh nghiệm trong thực tế nhiều
trường hợp ngoại lệ, rất tình cờ mà chúng ta phát hiện được những sai sót quan
trọng, hạn chế được những thiệt hại lớn của doanh nghiệp.





6- Việc kiểm tra phải hướng tới điều chỉnh sai
lệch một cách tốt nhất.





Có
thể nói điều chỉnh là mục đích của kiểm tra, mọi hoạt động kiểm tra không hướng
tới sự điều chỉnh là vô nghĩa.


Tuy
nhiên, trong thực tế cho thấy không phải mọi cuộc kiểm tra nào cũng nhằm đạt
tới mục đích này. Còn không ít “quan thanh tra” lợi dụng quyền hạn của mình để
nhũng nhiễu, gây khó khăn cho người khác nhằm thu lợi cá nhân.